Spis treści w APA 7 - jak zrobić automatycznie w Wordzie

Styl APA powstał przede wszystkim z myślą o artykułach naukowych, które zwykle nie mają spisu treści. Dlatego Publication Manual (wyd. 7) nie narzuca jednego, sztywnego wzoru spisu treści i nie znajdziesz w nim gotowego szablonu do skopiowania.

W praktyce jednak prace dyplomowe - licencjackie, magisterskie i doktorskie - niemal zawsze wymagają spisu treści. Decydują o tym wytyczne uczelni lub instytutu oraz Twój promotor. Zanim zaczniesz, sprawdź instrukcję dyplomowania swojego wydziału: zwykle określa ona, czy spis ma być na osobnej stronie, do którego poziomu nagłówków ma sięgać i czy numery stron mają być wyrównane do prawej krawędzi.

Elementem, który łączy APA 7 z automatycznym spisem treści, jest spójna struktura nagłówków. Jeśli konsekwentnie stosujesz poziomy nagłówków APA, Word bez problemu zbuduje z nich spis.

APA 7 definiuje pięć poziomów nagłówków. Każdy ma inne formatowanie, które sygnalizuje jego rangę w hierarchii tekstu:

Uwaga językowa: oryginał APA zaleca zapis w tak zwanym Title Case, czyli wielką literą w wyrazach znaczących. W polskich pracach stosuje się jednak polską ortografię, więc nagłówki zapisujemy zdaniowo, wielką literą tylko na początku. To dopuszczalna adaptacja, byle konsekwentna w całej pracy.

Do spisu treści trafiają zwykle poziomy 1-3. Poziomy 4 i 5 są częścią akapitu, dlatego rzadko umieszcza się je w spisie. Zasady te opisano w podręczniku APA, który w bibliografii zapiszesz następująco:

American Psychological Association. (2020). Publication manual of the American Psychological Association (wyd. 7). https://doi.org/xx.xxx/xxxxx

Polskim odpowiednikiem takiego źródła bywa opracowanie metodologiczne, na przykład:

Nowak, A. (2021). Zasady pisania prac dyplomowych. Wydawnictwo Naukowe Scholar.

Automatyczny spis treści działa tylko wtedy, gdy nagłówki mają przypisane style, a nie zwykłe pogrubienie. Word korzysta z wbudowanych stylów o nazwach Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3 i kolejnych.

Przypisz je zgodnie z hierarchią APA:

• poziom 1 APA - styl Nagłówek 1,
• poziom 2 APA - styl Nagłówek 2,
• poziom 3 APA - styl Nagłówek 3.

Aby oznaczyć nagłówek, ustaw kursor w jego wierszu i kliknij odpowiedni styl w karcie Narzędzia główne, w galerii Style. Domyślny wygląd stylów Worda nie odpowiada APA, dlatego kliknij styl prawym przyciskiem i wybierz Modyfikuj, aby ustawić czcionkę (np. Times New Roman 12 pkt), pogrubienie, kursywę i wyrównanie zgodnie z tabelą poziomów. Zmiana definicji stylu zaktualizuje wszystkie nagłówki tego poziomu naraz.

Gdy nagłówki mają już przypisane style, wygenerowanie spisu zajmuje chwilę:

1. Ustaw kursor w miejscu, w którym ma się pojawić spis (zwykle osobna strona po stronie tytułowej).
2. Przejdź do karty Odwołania na wstążce.
3. Kliknij przycisk Spis treści i wybierz jeden z automatycznych szablonów (Tabela automatyczna).
4. Word wstawi spis, pobierając teksty nagłówków oraz numery stron.

Jeśli chcesz zdecydować, ile poziomów pokazać, wybierz Niestandardowy spis treści i ustaw opcję Pokaż poziomy na 3. W tym samym oknie włączysz znaki wiodące (kropki) i wyrównasz numery stron do prawej krawędzi.

Tym samym mechanizmem utworzysz też spis tabel i spis rysunków. Podpisy wstaw funkcją Wstaw podpis, a następnie użyj opcji Wstaw wykaz ilustracji - wszystkie wykazy pozostaną spójne i będą się aktualizować automatycznie.

Spis treści nie odświeża się sam. Po każdej większej zmianie - dopisaniu rozdziału, przesunięciu tekstu czy zmianie tytułu - trzeba go zaktualizować.

Kliknij spis prawym przyciskiem i wybierz Aktualizuj pole albo zaznacz go i naciśnij F9. Word zapyta, czy zaktualizować tylko numery stron, czy cały spis. Wybierz Aktualizuj cały spis, jeśli zmieniałeś treść nagłówków, a nie tylko układ stron.

Jeśli praca ma osobną numerację stron wstępnych i głównej części, ustaw ją przez sekcje dokumentu przed wstawieniem spisu - inaczej numery w spisie nie będą zgadzać się z realnymi stronami. Przed oddaniem pracy zaktualizuj spis jeszcze raz, już po naniesieniu wszystkich poprawek promotora.

Oto pułapki, które najczęściej psują automatyczny spis treści:

• Ręczne wpisywanie spisu - lista wklepana z palca nie zaktualizuje się po zmianach w tekście.
• Pogrubianie zamiast stylu - samo pogrubienie nie jest tym samym co przypisanie stylu Nagłówek, więc Word takiego tytułu nie zauważy.
• Niespójne poziomy - przeskakiwanie z poziomu 1 na 3 z pominięciem 2 zaburza hierarchię spisu.
• Brak aktualizacji - nieodświeżony spis pokazuje stare numery stron.

Jeśli zadbasz o spójne style nagłówków od początku pisania, spis treści przestanie być problemem, a jego wygenerowanie i każda późniejsza aktualizacja zajmą dosłownie kilka sekund.